Viele Mieterinnen und Mieter erhalten aktuell dicke Post von ihrer Verwaltung. Die Schreiben informieren darüber, dass die Nebenkostenabrechnungen in Zukunft höher ausfallen werden. Oft gibt es ergänzend dazu gutgemeinte Tipps, wie Energie eingespart werden kann, manchmal sogar eine direkte Aufforderung, vorsichtshalber zusätzliche Rücklagen auf die Seite zu legen. Wir fassen die wichtigsten Punkte rund um dieses brisante Thema für Sie zusammen und geben Tipps, worauf Sie achten müssen.

Akonto- oder pauschale Abrechnung?

Grundsätzlich gibt es für die Nebenkosten zwei Abrechnungsmethoden: Akonto oder pauschal. Bei der Akonto-Variante wird monatlich ein festgelegter Betrag zusammen mit dem Mietzins verrechnet. Am Ende eines Kalenderjahres oder einer bestimmten Abrechnungsperiode erhalten die Mieterinnen und Mieter eine detaillierte Abrechnung mit den effektiv angefallenen Kosten. Diese können höher oder niedriger ausfallen als die gesamthaft bezahlten Akonto-Beträge, womit je nachdem eine Nachrechnung folgt oder ein Guthaben übrigbleibt, welches für gewöhnlich zurückerstattet wird. Bei der Pauschalabrechnung gibt es hingegen weder eine Nachrechnung noch ein Guthaben – die Nebenkosten sind vollumfänglich und «pauschal» abgegolten.

Änderung der Abrechnungsmethode/Erhöhung Pauschalbeträge

In Anbetracht der gestiegenen Energiekosten dürften viele Vermieter/innen respektive Verwaltungen, welche bislang die Pauschalabrechnung angewandt hatten, eine Änderung der Abrechnungsmethode zu Akonto oder eine Erhöhung der Pauschalbeträge in Erwägung ziehen. Eine solche Massnahme darf allerdings nicht ohne Weiteres getroffen werden und es müssen bestimmte Schritte eingehalten werden respektive verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Das Gleiche gilt bei allen weiteren Änderungen, wie etwa die Einführung zusätzlicher Nebenkostenpositionen. Hier ein Überblick zu den Bedingungen:

• Sämtliche Änderungen erfordern ein amtlich genehmigtes Formular, das für gewöhnlich per Einschreiben an die/den Mieter/in geschickt wird.
• Änderungen sind erst auf den nächsten Kündigungszeitpunkt gemäss Mietvertrag möglich und das Formular muss mindestens zehn Tage vor Beginn der Kündigungsfrist bei der Mietpartei eintreffen (Art. 269d Abs. 1 OR).
• Bei Änderung der Abrechnungsmethode besteht eine Begründungspflicht. Zudem müssen die Nebenkostenpositionen, für welche ein Wechsel stattfindet, genau umschrieben werden, ansonsten ist die Änderung nichtig.
• Bei einer Erhöhung der Pauschalbeiträge ist die Höhe der durchschnittlichen Kosten der letzten drei Jahre zu berücksichtigten. Wichtig: Die momentane Lage mit den gestiegenen Energiepreisen ist somit keine Begründung, da diese Situation noch keine drei Jahre andauert.

Erhöhung respektive Festlegung des Akonto-Betrags

Bei der Akonto-Abrechnung kann die Verwaltung respektive die/der Vermieter/in ebenfalls nicht nach eigenem Gutdünken über die Höhe des monatlichen Betrags entscheiden. Dieser sollte nicht erheblich über den zu erwartenden Kosten liegen, wobei die aktuelle Situation mit den deutlich höheren Energiekosten eine Anhebung zweifellos rechtfertigt. Letztlich bezahlt die Mieterschaft die höheren angefallenen Nebenkosten sowieso, es geht hier lediglich um den Zeitpunkt – entweder monatlich im Voraus oder dann auf einen Schlag mit der detaillierten Nebenkostenabrechnung. Unter diesem Aspekt ist auch eine freiwillige Anhebung der Akonto-Beträge seitens der Mieter/innen durchaus prüfenswert.  

Kontrolle der Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie nach einem abgelaufenen Kalenderjahr respektive nach der Abrechnungsperiode die Nebenkostenabrechnung erhalten, empfiehlt es sich, diese genau zu kontrollieren. Orientieren Sie sich dabei an folgenden Punkten und Fragestellungen:

1. Ist die Abrechnungsperiode korrekt?
2. Sind die Nebenkostenpositionen im Mietvertrag identisch mit den tatsächlich in Rechnung gestellten?
3. Wurden Ihnen alle in der entsprechenden Abrechnungsperiode geleisteten Akonto-Beträge angerechnet?
4. Ergibt der angewandte Kostenverteilschlüssel (zum Beispiel nach Wohnfläche, Anzahl Bewohnende etc.) Sinn?
5. Stimmt die Abrechnung (speziell die aufgeführten Positionen) grundsätzlich mit den Vorjahren überein?
6. Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit einzelner Kostenpunkte? Dann verlangen Sie die Belege, darauf haben Sie ein Recht. Die Verwaltung kann Ihnen diese zustellen oder auch nur eine Einsicht offerieren. Physische Kopien können Ihnen zum Selbstkostenpreis verrechnet werden. Am besten ist es also, Fotos der Dokumente mit dem Handy zu machen.
7. Kontrollieren Sie die Rechnungen und Belege: nicht zulässig beziehungsweise keine Bestandteile der Nebenkosten sind zum Beispiel Reparaturarbeiten, Ersatzanschaffungen sowie Pikettdienste der Verwaltung oder des Hauswartes.
8. Hinweis zu den Verwaltungskosten: für das professionelle Ablesen und Verteilen der Kosten der Wasseraufbereitung und der Heizungsanlage können die Kosten komplett in Rechnung gestellt werden (z.B. Firma NeoVac). Das Verwaltungshonorar der Liegenschaftsverwaltung darf beim Vorliegen einer professionellen Auswertung zusätzlich aber max. 1% plus MwSt. betragen. Auf allen anderen Positionen ist ein Verwaltungshonorars-Prozentsatz von höchstens 3% plus MwSt. zulässig.

Korrektur der Abrechnung/Verjährung

Stossen Sie bei der Kontrolle der Nebenkostenabrechnung auf Fehler, sollten Sie dies der Verwaltung so bald wie möglich melden. Die in der Abrechnung genannte Frist (meist 30 Tage) ist dabei rechtlich zwar unverbindlich, ein möglichst schnelles Aktivwerden ist dennoch zu empfehlen. Stichwort Frist: Eine Nebenkostenabrechnung muss spätestens fünf Jahre nach Ablauf einer Abrechnungsperiode zugestellt sein. Ist diese Frist abgelaufen, sind jegliche Nachforderungen verjährt und können nicht mehr durchgesetzt werden.

Weitere wichtige Tipps und Informationen rund um die Nebenkosten

• Nebenkosten müssen im Mietvertrag einzeln ausgeschieden werden, blosse Verweise auf die allgemeinen Vertragsbedingungen oder Formulierungen wie «sämtliche Aufwendungen» genügen nicht.
• Für eine Nachzahlung bei Akonto-Abrechnungen besteht keine Obergrenze. Umso wichtiger ist die Kontrolle der Nebenkostenabrechnung.
• In der momentanen Energiesituation ist eine Erhöhung der effektiven Kosten beinahe sicher. Es sollten jedoch nicht plötzlich neue Positionen auf der Abrechnung erscheinen, welche so nicht im Mietvertrag vorkommen, ohne dass diese vorab mit dem amtlichen Formular angekündigt worden sind.
• Alle im Mietvertrag nicht separat genannten Nebenkosten sind im Mietzins inklusive.
• Das Gesetz verbietet eine Rachekündigung, wenn die Mietpartei berechtigte Ansprüche gegen die Verwaltung respektive den/die Vermieter/in geltend macht.
• Ihre Nebenkostenabrechnung muss nicht mit derjenigen des Nachbarn vergleichbar sein, dies ist immer individuell zu betrachten. So kann die Höhe der Akonto-Zahlung unterschiedlich sein und natürlich auch der Heiz- und Wasserverbrauch. Auch die sogenannte Zwangswärme kann sich auswirken. Bei dieser hat eine Wohnung den Vorteil von vielen Heizungsrohren in der Wand und muss weniger beheizt werden.
• Informieren Sie sich vor Mietbeginn – insbesondere bei älteren Liegenschaften – über die anfallenden Heizkosten (Höhe der Akonto-Zahlung, Höhe der Nachzahlung des Vormieters etc.). Bitten Sie allenfalls die zuständige Stelle (Verwaltung, Vermieter/in), die Akonto-Zahlung anzupassen.
• Lassen Sie nicht benutzte Kabelanschlüsse plombieren, damit Sie diese nicht bezahlen müssen.
• Informieren Sie sich über die vorhandene beziehungsweise nicht vorhandene Isolation bei verglasten Balkonen, Wintergärten etc. Schlecht isolierte Anbauten können Heizkostentreiber sein.

Hilfreiche Merkblätter und Links

Merkblatt zur Nebenkostenüberprüfung des Mieterverbands: 

https://www.mieterverband.ch/dam/jcr:4f76a22d-111b-4a80-b171-1d8bd04c4cfb/Merkblatt_Nebenkosten_Ueberpruefung_Checkliste.pdf

Merkblatt zu unzulässigen Nebenkosten des Mietverbands: 

https://www.mieterverband.ch/dam/jcr:45eeb376-dd8d-4b2a-a561-5ab7da765ebe/Merkblatt_unZulaessige_Nebenkosten.pdf